Generel privatlivspolitik for Welldana

1.      Hvem er vi?

Når du besøger Welldana A/S’ (herefter ”vi/os/vores”) hjemmeside, www.welldana.dk, eller på anden måde er i kontakt med os, behandler vi personoplysninger om dig i overensstemmelse med nærværende generelle privatlivspolitik.

Vi er dataansvarlige for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:

  • Welldana A/S
  • CVR-nr. 18937190
  • Randersvej 6
  • 6700 Esbjerg
  • E-mail: info@welldana.com
  • Telefon: +45 75 27 23 33

2.         Hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Nedenfor kan du finde en beskrivelse af hver enkelt behandlingsaktivitet, information om hvilke personoplysninger der behandles, formålet med behandlingen, behandlingsgrundlaget, videregivelse, behandlingens varighed og, hvor dette er relevant, oplysning om overførsel af personoplysninger til tredjelande.

2.1.      Generel kundekontakt og håndtering af ordrer

Hvis du er kontaktperson hos vores kunde, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer. Vi behandler disse personoplysninger med det formål at kommunikere med vores kunder, udsende tilbud, håndtere ordrer samt afregne bestilte varer. Hvis du er slutkunde, behandler vi ligeledes almindelige personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse, telefonnummer, samt din adresse, såfremt du har bestilt varer med levering. Disse oplysninger behandles også med det formål at kommunikere med dig og håndtere ordrer.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger i relation til tilbud, ordrer og fakturering er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt). Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger i relation til generel kundekontakt er vores legitime interesse i at kunne kommunikere med vores kunder og yde service, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I forbindelse med levering af ordrer kan der ske videregivelse af dine personoplysninger til fragtfirmaet, herunder dit navn og leveringsadresse.

2.2.      Seminar

2.2.1 Tilmelding og afholdelse

Tilmelding til seminarer foregår via e-mail. I forbindelse med din tilmelding behandler vi personoplysninger om dig i form af navn og e-mailadresse. Personoplysningerne behandles med det formål at sende invitationer, administrere deltagerlisten samt at lave et navneskilt til dig.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger afhænger af måden, hvorpå vi inviterer dig til seminaret. Er seminaret en del af en aftale indgået mellem os og dig/jer, vil behandlingen af dine personoplysninger være baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt). Hvis vi omvendt sender en invitation til dig via e-mail, er behandlingen af personoplysninger baseret på dit samtykke til at modtage invitationer til seminarer via e-mail, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a (samtykke).

 

2.2.2 Forplejning og overnatning

I forbindelse med forplejning til seminaret registrerer vi, hvis du har nogle særlige præferencer til mad. Såfremt forplejningen er kombineret med et restaurantbesøg, videregiver vi oplysningerne om dine madpræferencer til restauranten.

Der kan være overnatning på hotel i forbindelse med seminaret. I så fald videregiver vi oplysning om dit navn til det pågældende hotel.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er vores legitime interesse i at afholde seminaret, herunder sørge for forplejning og eventuel overnatning til deltagerne, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

 

2.2.3 Billeder fra seminarer

Vi tager billeder til vores seminarer. Du vil i forbindelse med din deltagelse i seminaret blive spurgt, om du ønsker at give samtykke til, at vi må bruge dit billede i vores markedsføringsmateriale. Billederne vil i den forbindelse blive offentliggjort på vores sociale medier, herunder LinkedIn, Facebook, Instagram og Twitter. Formålet med offentliggørelsen af billederne er markedsføring, herunder branding af vores seminarer og produkter.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er således dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

 

2.3.      Kontakt med leverandører

Hvis du er kontaktperson hos en af vores leverandører, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, telefonnummer og e-mailadresse. Vi behandler disse personoplysninger med det formål at administrere det løbende forretningsforhold med vores leverandører, herunder foretage indkøb.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt).

2.4.      Inkasso

I tilfælde af, at vi er nødsaget til at overgive en sag til inkasso, og såfremt du er vores kontaktperson hos den kunde, som den manglende betaling vedrører, behandler vi dine personoplysninger i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer. Oplysningerne behandles med det formål at inddrage gæld.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er vores legitime interesse i at inddrage forfalden gæld, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

I forbindelse med overgivelse af en sag til inkasso, kan der ske videregivelse af dine personoplysninger i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer.

 

2.5.      Nyhedsbrev

Hvis du har skrevet dig op til vores nyhedsbrev, herunder også kataloger, behandler vi personoplysninger om dig i form af navn og e-mailadresse. Formålet med behandlingen af personoplysninger er at fremsende de ønskede nyhedsbreve og kataloger til dig samt at markedsføre vores virksomhed og produkter over for dig.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) samt markedsføringslovens § 10, stk. 1 om direkte markedsføring.

Du er til enhver tid berettiget til at trække dit samtykke tilbage. Du kan trække dit samtykke tilbage ved at trykke på knappen ”Afmeld”, som findes nederst i hvert nyhedsbrev. At du trækker dit samtykke tilbage, påvirker ikke den behandling af personoplysninger, der allerede har fundet sted forud for tilbagetrækningen af samtykket.

 

2.6.      Messer

Når du er i kontakt med os på en messe, behandler vi personoplysninger om dig i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer. Oplysningerne behandles med det formål at brande vores virksomhed og produkter, samt at kunne kontakte potentielle kunder eller leverandører efterfølgende via mail eller telefon.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt) i de tilfælde, hvor vi på din anmodning fremsender et konkret tilbud til dig på baggrund af vores drøftelse på messen. I andre tilfælde indhenter vi specifikt dit samtykke til at kontakte dig via mail med mere generelle henvendelser omkring vores produkter og sortiment, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

2.7.      Virksomhedsbesøg

Deltager du i et af vores virksomhedsbesøg hos vores leverandører, behandler vi i forbindelse med arrangering heraf personoplysninger om dig i form af navn og fødselsdag.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er vores legitime interesse i at arrangere relevante virksomhedsbesøg, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Hvis vi arrangerer en rejse for dig, videregiver vi efter omstændighederne oplysninger om dig i form af navn og fødselsdag til flyselskabet, eller oplysninger om dig i form af navn til hotel eller rejsearrangør.

 

2.8.      Kampagner, kataloger m.v.

Vi kan efter bestilling udarbejde kampagner, kataloger og digitale pakker til vores kunder. I denne forbindelse behandler vi personoplysninger om kontaktpersoner hos den pågældende kunde i form af navn, e-mailadresse og telefonnummer. Personoplysningerne behandles med det formål at udarbejde materialet til vores kunder, herunder i de tilfælde hvor kundens kontaktoplysninger indarbejdes i det udarbejdede.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er vores legitime interesse i at udarbejde markedsføringsmaterialet til vores kunder, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

 

2.9.      Brug af cookies

Vores hjemmeside, www.welldana.dk, gør brug af cookies. Du kan læse mere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik, som kan findes her.

3.         Opbevaring og sletning af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe dette er nødvendigt for at opfylde det eller de formål med behandlingen, som er angivet ovenfor. Vi sletter således dine personoplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål med at opbevare disse. Til brug for vurderingen af opbevaringsperioden vil vi lægge vægt på eventuelle lovgivningsmæssige forpligtelser til opbevaring, forældelsesregler m.v., ligesom vi vil vurdere opbevaringsperioderne i lyset af behandlingens risiko.

Oplysninger om dig, der behandles som led i det generelle kunde- eller leverandørforhold vil blive behandlet, så længe samarbejdsrelationen er aktiv og i en periode på 5 år herefter.

Herudover vil dine personoplysninger blive opbevaret i overensstemmelse med opbevaringsperioderne som nævnt nedenfor:

  • Regnskabsmateriale, herunder transaktionssporet, bilag og anden dokumentation, vil blive opbevaret i 5 år plus indeværende år i overensstemmelse med bogføringslovens regler.
  • Billeder af dig vil blive opbevaret, så længe disse ud fra et markedsføringsperspektiv vurderes at være relevante – maksimalt i en periode på 5 år.
  • Oplysninger om dig, der behandles som led i tilmelding til vores nyhedsbrev, opbevares så længe du er tilmeldt nyhedsbrevet og slettes således, når du har afmeldt nyhedsbrevet. Dokumentation for det afgivne samtykke i forbindelse hermed opbevares dog i en periode på 5 år efter tidspunktet for afmeldelse i henhold til de databeskyttelsesretlige forældelsesregler.

 

4.         Overladelse og overførsel af dine personoplysninger

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, overlader vi disse til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting-løsninger samt udbydere af løsninger til brug for fremsendelse af nyhedsbreve m.v.

I forbindelse med brugen af MailChimp til udsendelse af nyhedsbreve, sker der overførsel af personoplysninger til USA. Overførslen sker på baggrund af Standard Contractual Clauses.

I forbindelse med vores brug af Microsoft Office og Azure, kan der i henhold til Microsofts helt sædvanlige vilkår og i meget begrænset omfang ske overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS i de tilfælde, hvor vi måtte have behov for at få support fra Microsoft. Overførslen sker i overensstemmelse med Microsofts standardvilkår.


5.         Retten til at trække samtykke tilbage

For de behandlinger af personoplysninger, der hviler på dit samtykke, skal du være opmærksom på, at du til enhver tid har ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

6.         Hvilke rettigheder har du?

I henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse, artikel 16
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning, artikel 17
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling, artikel 18
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne - bortset fra opbevaring - med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til indsigelse, artikel 21
Du har i de tilfælde, hvor behandlingen af personoplysninger er baseret på legitime interesser, ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan også gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon 33 19 32 00.